LNSE Blog – Dématérialisation – Services et logiciels

Archivage des mails

Archivage MailsOn apprend aujourd’hui que, selon une étude réalisée par Abobe en Europe et aux Etats Unis, les cadres d’entreprise passent 5 heures par jour à consulter et répondre aux mails. Preuve, s’il en est encore besoin, que la part des mails dans l’échange d’information est primordiale.

Que deviennent les mails envoyés ou reçus ?

La plupart du temps, ils restent stockés dans la messagerie de l’utilisateur. Dans le meilleur des cas, ils sont classés dans des dossiers dans le compte de messagerie, dans le pire des cas, ils sont empilés dans les boites d’envoi ou de réception. Ce qui, d’un point de vue de l’entreprise, n’est pas sans poser quelques questions.

Le mail est un document comme les autres.

Le mail, comme le courrier entrant, fait partie du patrimoine documentaire de l’entreprise. Comme tous documents d’entreprise, il peut avoir une valeur :

  • Juridique : le mail et/ou ses PJ peuvent contenir des documents commerciaux ou contractuels engageant l’entreprise,
  • Informationnelle : son contenu peut impacter à court ou moyen terme d’autres services de l’entreprise.

L’archivage des mails

Mettre en place une politique d’archivage constitue une réponse aux risques de perte de documents ou d’informations liés à l’éparpillement des mails dans les différentes boites aux lettres utilisateurs. Une solution d’archivage des mails associée à un module GED permet :

  • d’archiver les emails dans format ouvert (autre que les fichiers propriétaires type .pst)
  • d’identifier les mails avec leurs données descriptives (émetteur, destinataire, date …)
  • d’indexer le contenu des mails et leurs pièces jointes avec un moteur de recherche.

En savoir plus sur l’archivage des mail ? Rendez vous sur notre page Archivage Mail pour plus d’infos.

One thought on “Archivage des mails

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *