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Numérisation de documents

Numérisation de dossiersLa numérisation des documents entre dans le cadre de l’économie numérique. Ces dernières années, elle a, par ailleurs, été facilitée par la diminution du coûts de stockage des données (Cloud)  ainsi que par l’augmentation du débit des réseaux (4G, réseau fibre …).

Pourquoi numériser ?

Les motivations pour dématérialiser ses documents originaux peuvent être circonstancielles ou stratégiques. Elles ont pourtant toutes les mêmes objectifs :

  • Gain d’espace : les mètres carrés occupés par les armoires ou les rayonnages coûtent beaucoup plus chers que le stockage numérique.
  • Accès rapide à l’information : rechercher un document électronique prend toujours moins de temps qu’aller le rechercher dans un classeur, un bureau voisin ou dans la salle des archives située au sous-sol.
  • Pérennité des documents : une fois le document dématérialisé, le risque d’égarer ou de détruire l’original est limité.

Comment s’organiser ?

3 modes d’organisation s’offrent à vous :

  • Numérisation en interne : cette organisation évite d’avoir à transférer les documents hors des locaux. Elle suppose des ressources matérielles (scanner, PC pour la numérisation et l’indexation), serveurs de stockage), des moyens humains et un encadrement du projet pour en suivre l’avancement et faire face aux questions techniques. Cette solution peut être retenue lorsque les délais ne sont pas urgents.
  • Numérisation externalisée : dans ce cas, le prestataire, qui assure le service de numérisation des documents, utilise ses moyens humains et matériels. Cette solution, bien que plus coûteuse, peut s’avérer intéressante pour un projet nécessitant un délai imposé ou lorsque les ressources humaines, techniques ou la structure d’encadrement d’entreprise en permettent pas de faire face au projet.
  • Intervention d’un prestataire sur site : cette organisation, plus lourde à mettre en oeuvre, peut être retenue pour la numérisation de documents strictement confidentiels.

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